Gespräch mit Katharina Dienes vom Fraunhofer IAO über die gewandelten Anforderungen an das Büro seit der Corona-Pandemie.
Frau Dienes, welchen Einfluss hat die Raumgestaltung von Büros grundsätzlich auf die Motivation von Mitarbeitenden?
Die Gestaltung der unmittelbaren Umgebung hat einen großen Einfluss auf unser Empfinden und unser Agieren. Studien belegen, dass die Raumgestaltung auch im Bürokontext eine wesentliche Rolle spielt. Eine Umfrage unter Büro- und Wissensarbeitenden bestätigte bereits 2017 den Zusammenhang zwischen der Zufriedenheit mit der Büroumgebung und verschiedenen „Erfolgs-Indizes“, beispielsweise der Motivation, dem allgemeinen Wohlbefinden, den Commitments sowie der Performance.
Hat sich daran mit den gewandelten Anforderungen an die Arbeitswelt in der Corona-Pandemie etwas geändert?
Seit der Pandemie ist die Bedeutung der Gestaltung der Büroflächen nochmals stark gestiegen. Insbesondere Büro- und Wissensarbeitende sammelten während der Lockdowns erstmals Erfahrungen mit dem Arbeiten im Homeoffice oder an sogenannten „Dritten Arbeitsorten“. Mittlerweile sind diese alternativen Arbeitsorte zum ursprünglichen Standardarbeitsplatz am eigenen Unternehmensstandort bei vielen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden im Büroalltag integriert.
Was bedeutet das für die Nutzung von Büros?
Die räumliche Freiheit hat zur Folge, dass jeder Bürobesuch auf einer ganz bewussten Entscheidung beruht. Diese Entscheidung hängt zunehmend mit sozialen Faktoren zusammen: Ist der Lieblingskollege an meinem geplanten Bürotag ebenfalls physisch im Büro anwesend? Findet eine gemeinsame Kaffee- oder Lunchpause statt? Kann der Bürotag mit einem Afterwork Event beendet werden? Aber auch die Büroinfrastruktur spielt in die Überlegungen der Wahl des Arbeitsortes mit ein. Nur mit einer attraktiven, vielfältigen und nutzerfreundlichen Arbeitsumgebung, verbunden mit sozialen Events, können Mitarbeitende wieder für eine teilweise Rückkehr ins Büro motiviert werden.
Wie kann die Arbeitsumgebung dabei Kreativität fördern?
Kreativität entsteht meistens spontan und ungeplant. In Momenten, die teils nicht direkt mit der tatsächlichen Frage- oder Problemstellung verbunden sind, für die innovative, neue Lösungsansätze gefunden werden müssen. Studien zeigen auch, dass 80 Prozent der neuen Ideen im informellen Austausch entstehen. Die soziale Interaktion ist für den Faktor der Kreativität unbedingt notwendig. Je nachdem wie Arbeitsumgebungen gestaltet sind, können sie Kreativität innerhalb des Unternehmens entweder hemmen oder fördern.
Was ist denn bei der Gestaltung der Arbeitsumgebung besonders wichtig?
Wichtig ist vor allem die Bereitstellung einer vielfältigen Arbeitsumgebung mit unterschiedlichen „Sozialen Settings“, die zum Austausch mit Kollegen einladen. Diese Begegnungs- und Kommunikationsflächen können völlig unterschiedlich gestaltet sein, von einer offenen Küche mit Bartheke und Selbstversorgungsmöglichkeiten bis hin zu Sportflächen mit Tischkickern, Tischtennisplatte und Freiräumen für Morning-Yoga-Angebote. Besonders bereichernd kann die Integration von Kommunikationszonen in sogenannten Schnittflächen zwischen unterschiedlichen Teams sein, um den interdisziplinären Austausch zusätzlich zu unterstützen und damit beste Voraussetzungen für einen hohen Grad an Kreativität bereitzustellen.
Und wie lässt sich Teamarbeit sinnvoll gestalten?
Teams sind in der Lage, schneller auf Veränderungen in der Umwelt von Unternehmen zu reagieren und schneller Entscheidungen zu treffen, als Einzelpersonen. Es ist daher nicht verwunderlich, dass die Zeit, die Mitarbeitende in Teamarbeit verbringen, in den letzten zwei Jahrzehnten um 50 Prozent gestiegen ist. Besonders agile Teams haben durch ihre flexible Arbeitsweise und damit hohe Anpassungsfähigkeit an die wirtschaftliche Dynamik an Bedeutung gewonnen. Um Teamarbeit sinnvoll zu gestalten, sollten insbesondere soziale Faktoren beachtet werden. Die Zusammensetzung der Teammitglieder hat dabei ebenso einen Einfluss auf den Erfolg der Teamarbeit wie die Definition und Konkretisierung des Ziels und der gemeinsamen Mission.
Wie kann die Arbeitsumgebung das unterstützen?
Die Arbeitsumgebung kann einen wesentlichen Einfluss auf den Erfolg der Teamarbeit haben. So vielfältig wie die Zusammensetzung von Teams und ihre Arbeitsweise sein kann, so vielfältig und umfassend muss auch die Arbeitsumgebung gedacht werden. Momentan finden sich in Teamumgebungen verstärkt klassi-sche Raumstrukturen. Demgegenüber fehlt es oftmals an Rückzugsmöglichkeiten und Kollaborationsflächen. Dabei besteht ein großer Anteil der Teamarbeit aus konzentrierten Einzelarbeitsphasen. Die Studienergebnisse zeigen unter anderem, dass 41 Prozent der Arbeitszeit in Stillarbeit stattfindet. Zukünftig ist also darauf zu achten, dass den Mitarbeitenden je nach Aufgabe unterschiedliche Raummodule zur Verfügung stehen.
Mit Blick auf die Zukunft: Welche Chancen hat die Corona-Pandemie mit sich gebracht?
Die Corona-Pandemie hat zum Umdenken bewegt. Insbesondere in der Büro- und Arbeitswelt wurden etablierte Strukturen sowohl in der Arbeitsorganisation als auch in der Gestaltung der Arbeitsumgebungen kritisch hinterfragt und teilweise neu ausgerichtet. Momentan zeigen Erfahrungswerte, dass Unternehmen sehr unterschiedlich mit dieser Chance umgehen. Einige Unternehmen halten die komplette Rückkehr ins Bürogebäude und das physische gemeinsame Erarbeiten für den richtigen Weg, andere wiederum setzen auf hybride Modelle oder die komplette Auflösung von Büroflächen und das punktuelle Zusammenkommen des Teams an wechselnden Destinationen.
Wie kann es in der Zeit nach der Pandemie weitergehen?
Wie es nach der Pandemie konkret weitergehen wird, kann zum jetzigen Zeitpunkt nicht mit voller Sicherheit beantwortet werden. Allerdings kann das bewusste Hinterfragen der einzelnen Unternehmen, wie in Zukunft gearbeitet werden möchte, als ein positiver Effekt der Corona-Pandemie gewertet werden. Unabhängig von der Entscheidung für das eine oder andere Arbeitsmodell, eröffnet das neue Austangieren einen sehr weiten Möglichkeitsraum. Wichtig ist das kontinuierliche Hinterfragen der Unternehmen: Passt die gelebte Zusammenarbeit, Arbeitsorganisation und Unternehmenskultur nach wie vor zu unserem Leitbild, der Vision und dem Wertemodell? Welche Mitarbeitenden ziehen wir mit dem bereitgestellten Arbeitsumfeld an? Das Wahrnehmen der Arbeitswelt als ein veränderbares, dynamisches Ökosystem ist die eigentliche Chance der Pandemie.
„Die Arbeitsumgebung kann einen wesentlichen Einfluss auf den Erfolg der Teamarbeit haben. So vielfältig wie die Zusammensetzung von Teams und ihre Arbeitsweise sein kann, so vielfältig und umfassend muss auch die Arbeitsumgebung gedacht
werden.“
Fraunhofer IAO | Katharina Dienes ist Mitglied des Teams Smart Urban Environments am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. Das Institut entwickelt gemeinsam mit Unternehmen, Institutionen und Einrichtungen der öffentlichen Hand Strategien, Geschäftsmodelle und Lösungen für die digitale Transformation.